e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark

E-ticarete yeni başlayan bir mağaza sahibinin en çok karıştırdığı konulardan biri "e-Fatura mı keseyim, e-Arşiv fatura mı?" sorusudur. İkisi de elektronik ortamda düzenlenir, ikisi de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısını kullanır, ama muhatapları ve akışları farklıdır. Bu yazıda ikisi arasındaki farkı, hangi durumda hangisini kesmeniz gerektiğini, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını nasıl kontrol edeceğinizi ve iptal/itiraz süreçlerinin nasıl işlediğini anlatıyoruz.

e-Fatura nedir, e-Arşiv fatura nedir?

e-Fatura, yalnızca GİB nezdinde "e-Fatura mükellefi" olarak kayıtlı iki taraf arasında düzenlenebilen, GİB üzerinden alıcıya doğrudan iletilen elektronik fatura türüdür. Kağıt fatura kadar hukuki geçerliliği vardır; UBL-TR formatında XML olarak üretilir ve GİB sistemi üzerinden karşı tarafa ulaştırılır.

e-Arşiv fatura ise alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı durumlarda (yani çoğunlukla son tüketiciye veya e-Fatura'ya kayıtlı olmayan bir mükellefe) kesilen elektronik faturadır. Kağıt fatura yerine geçer, GİB'e raporlanır, ama doğrudan GİB üzerinden karşı tarafa iletilmez — e-posta ile gönderilir veya müşteriye link/PDF olarak sunulur.

Üçüncü bir belge tipi olan e-İrsaliye, faturadan bağımsız olarak malın taşınması sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik halidir; e-Fatura veya e-Arşiv ile karıştırılmamalıdır.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki temel fark

Kriter	e-Fatura	e-Arşiv Fatura
Muhatap	Sadece e-Fatura mükellefi kayıtlı kullanıcılar	Son tüketici veya e-Fatura mükellefi olmayan alıcılar
İletim	GİB sistemi üzerinden doğrudan alıcıya	E-posta / link / PDF ile müşteriye
Kağıt çıktı zorunluluğu	Yok	Genelde yok (elektronik ortamda saklanır)
Tipik e-ticaret kullanımı	İşletmeden işletmeye (B2B) satışlar	Bireysel müşteriye (B2C) online satışlar
İhracat / özel profiller	İhracat, temel fatura, yolcu beraberi gibi profiller ayrıca tanımlanır	Aynı profil mantığı geçerlidir

Pratikte bir e-ticaret mağazasının kestiği faturaların büyük çoğunluğu e-Arşiv olur, çünkü müşterilerin büyük kısmı bireysel tüketicidir. e-Fatura devreye, karşı taraf da bir şirket ve e-Fatura mükellefi olarak kayıtlıysa girer — örneğin toptan satış yapan bir mağazanın başka bir şirkete kestiği fatura gibi.

Hangi durumda e-Fatura, hangi durumda e-Arşiv kesilir?

Kısa kural şudur: önce alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığına bakılır.

• Alıcı GİB nezdinde e-Fatura mükellefi olarak kayıtlıysa → e-Fatura kesilir. Buna e-Arşiv kesmek usule aykırıdır.
• Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (çoğu bireysel müşteri ve bazı küçük işletmeler) → e-Arşiv fatura kesilir.
• Belirli bir ciro eşiğini aşan mükellefler için e-Fatura'ya (ve e-ticaret yapanlar için e-Arşiv düzenleme yükümlülüğüne) geçiş zorunlu hale gelebilir; güncel ciro eşiklerini ve zorunluluk takvimini mutlaka GİB'in güncel tebliğlerinden teyit edin, çünkü bu limitler dönemsel olarak güncellenir.

Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını nasıl kontrol edersiniz?

Yanlış belge tipi kesmek (mükellefe e-Arşiv, mükellef olmayana e-Fatura göndermek gibi) usulsüzlük riski taşır. Bu yüzden fatura kesmeden önce alıcının durumunu kontrol etmek gerekir:

• GİB'in e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar sorgu ekranından alıcının VKN'si ile sorgulama yapılabilir.
• Kullandığınız e-fatura altyapısı/entegratörü genelde bu kontrolü otomatik yapar ve fatura oluşturma ekranında "bu VKN e-Fatura mükellefi" uyarısı gösterir.
• B2B satış yapıyorsanız ve müşteriniz kurumsal bir hesapla sipariş veriyorsa, VKN alanını formda zorunlu tutup bu kontrolü sipariş anında tetiklemek hata payını azaltır.

e-İrsaliye nerede devreye girer?

e-İrsaliye, faturadan bağımsız bir belgedir ve malın sevkiyatı sırasında düzenlenir — yani "bu ürün şu adrese, şu tarihte, şu araçla gönderiliyor" bilgisini taşır. Fatura ile eş zamanlı kesilmesi gerekmez; kargo/lojistik süreciyle ilişkilidir. E-ticarette çoğu küçük mağaza sipariş anında fatura kesip kargoyu ayrıca yollasa da, belirli hacim ve mükellef gruplarına e-İrsaliye zorunluluğu getirilebilir; bu da güncel mevzuata göre değişir.

Fatura iptali ve itiraz süreleri nasıl işler?

Bu kısım en çok hata yapılan alandır çünkü süreler kısa ve belge tipine göre farklıdır.

• Ticari faturaya itiraz süresi, Türk Ticaret Kanunu'nun genel hükümlerine göre faturanın alınmasından itibaren makul bir sürede yapılmalıdır (uygulamada 8 gün olarak bilinir); bu süre içinde itiraz edilmezse fatura muhteviyatının kabul edildiği varsayılır. Kesin süre, istisnalar ve güncel yorum için mutlaka güncel mevzuata veya mali müşavirinize danışın.
• e-Fatura'da GİB sistemi üzerinden gönderilen belge, alıcı tarafından reddedilebilir; ret işlemi de belirli bir süre içinde yapılmalıdır.
• e-Arşiv fatura iptali genelde GİB e-Arşiv portalı üzerinden, kesildiği güne veya kısa bir süreye bağlı olarak yapılabilir; bu süre geçtikten sonra fatura düzeltmesi genelde iade faturası veya muhasebe kaydı düzeltmesi ile yapılır. Güncel iptal süresi limitini GİB'in güncel duyurularından teyit edin — bu süre zaman içinde değişebiliyor.
• Kabul edilmiş (GİB tarafından onaylanmış) bir belgeyi iptal etmek istediğinizde iptal gerekçesinin kayıt altına alınması ve bu kaydın GİB'e iletilmesi gerekir; gerekçesiz iptal usule aykırıdır.

Sık sorulan sorular

e-Ticaret mağazam için hangisini seçmeliyim, e-Fatura mı e-Arşiv mi? İkisi de aynı anda kullanılır — bu bir "ya biri ya diğeri" seçimi değildir. Sistem her sipariş için alıcının mükellefiyet durumuna göre otomatik veya manuel olarak doğru belge tipini seçmelidir: kurumsal ve e-Fatura mükellefi müşteriye e-Fatura, bireysel müşteriye e-Arşiv fatura kesilir.

e-Arşiv fatura kağıt çıktı almadan geçerli midir? Evet, e-Arşiv fatura elektronik ortamda düzenlenip saklandığında kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; müşteriye kağıt çıktı verme zorunluluğu genel kural olarak aranmaz.

Yanlışlıkla e-Arşiv yerine e-Fatura (veya tam tersini) kestim, ne yapmalıyım? Belgeyi iptal edip doğru türde yeniden düzenlemeniz gerekir. İptal/düzeltme süreleri kısa olduğundan işlemi fark eder etmez, mümkünse mali müşavirinizle birlikte hızlıca yapın.

e-İrsaliye zorunlu mu? Herkese değil; belirli ciro ve sektör gruplarına zorunluluk getirilebilir. Kendi mükellefiyet durumunuz için güncel GİB tebliğlerine bakmanız gerekir.

Daras'ta e-Fatura / e-Arşiv yönetimi

Daras mağaza panelinde Uyumluluk → e-Fatura ekranından e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye belgelerini tek listede yönetebilirsiniz. Belge oluştururken tip (e-Fatura / e-Arşiv / e-İrsaliye) ve profil (Ticari, Temel fatura, İhracat, Yolcu beraberi) seçilir; alıcı adı, VKN/TCKN, tutar ve KDV bilgisi girilir, isteğe bağlı olarak ilgili sipariş veya müşteri kaydına bağlanır.

Taslak olarak oluşturulan belge "GİB'e gönder" ile kuyruğa alınır; sistem gönderim, kabul, red gibi durumları (ve varsa red gerekçesini) GİB'den gelen yanıta göre listede gösterir. ETTN numarası ve PDF çıktısı her belge için ayrı ayrı takip edilebilir. Kabul edilmiş bir belgeyi iptal etmek istediğinizde sistem sizden bir iptal gerekçesi ister, bu gerekçe hem GİB'e iletilir hem de denetim kaydına düşer — böylece "neden iptal ettim" sorusunun cevabı her zaman elinizin altında olur.

Bu ekranı düzenli kontrol etmek, özellikle "hata" durumundaki belgeleri (GİB tarafından teknik nedenlerle reddedilen faturaları) hızlıca fark edip yeniden göndermek için önemlidir — biriken hatalı faturalar hem muhasebe hem de KDV beyanı tarafında sorun yaratabilir.